Mise en place du RGPD et tenue du registre des traitements : comment ça se passe chez vous ?

Le RGPD est entré en vigueur au printemps dernier, et en théorie, tous les établissements doivent remplir un registre des traitements pour toute action impliquant les données personnelles des élèves comme des personnels, et ce registre doit être public, consultable à tout moment, par exemple par un parent d'élève.

Comment ça se passe chez vous ? Quelle forme a-t-il ? Qui s'en occupe ?
Si nous savons que l'académie a opté pour un DPD mutualisé, et qu'il y aura un réseau de RIL au niveau des réseaux d’établissements, je suis assez effarée car dans mon établissement, personne ne s'en préoccupe vraiment, on ne sait rien, on n'a reçu aucun modèle de rien, on ne sait pas du tout qui doit faire quoi, comment, quand.
Suis-je la seule dans ce cas ?

Je vais me renseigner chez moi.

Je ne savais même pas qu'il fallait un registre ! Demain je me renseigne.

Je viens de voir passer un merveilleux formulaire papier qui prévoit de signaler même les cookies Internet. En ma qualité de rn j'ai refusé de m'en occuper. Je ne savais pas qu'il devait être consultable à tout moment (le retour du cahier de texte?) Mais la vraie question est : doit-on faire remplir un formulaire pour dire qu'on détient un formulaire de formulaire de données?

Dans mon académie, c'est le chef d'établissement qui doit établir ce registre, sur la base des déclarations des collègues.
J'ai eu l'info vendredi car j'ai croisé quelqu'un de la DANE. Sinon, on ne croule pas sous les informations ! Ce n'est pas très clair.

henriette a écrit:Le RGPD est entré en vigueur au printemps dernier, et en théorie, tous les établissements doivent remplir un registre des traitements pour toute action impliquant les données personnelles des élèves comme des personnels, et ce registre doit être public, consultable à tout moment, par exemple par un parent d'élève.

Comment ça se passe chez vous ? Quelle forme a-t-il ? Qui s'en occupe ?
Si nous savons que l'académie a opté pour un DPD mutualisé, et qu'il y aura un réseau de RIL au niveau des réseaux d’établissements, je suis assez effarée car dans mon établissement, personne ne s'en préoccupe vraiment, on ne sait rien, on n'a reçu aucun modèle de rien, on ne sait pas du tout qui doit faire quoi, comment, quand.
Suis-je la seule dans ce cas ?

C'est horrible, je ne vois pas du tout de quoi tu parles... :|

Lis ce fil : https://www.neoprofs.org/t117748-qui-a-entendu-parler-dans-son-tablissement-du-rgpd-et-du-dpd

Merci henriette !

Alors j'ai vu le fameux registre : un gros fichier Excel avec plein de fichiers liés correspondant aux fiches.
Par contre je ne comprends pas les 3/4 des fiches, ni comment renseigner les traitements.

Mais pardon mais je trouve ça hallucinant que ce soit à chaque établissement de faire ce genre de choses C'est une charge de travail supplémentaire énorme et bien sûr pas rémunérée pour quelque chose qui doit être parfaitement redondant d'un établissement à l'autre et qui devrait donc être fait par le rectorat.

Le fichier est commun mais après chaque établissement a sa vie : ici on aura un voyage avec donc fichier des élèves participants, allergies alimentaires, ailleurs ce sera autre chose, tu comprends ?

Mais justement il me semble que tous les établissements ont les mêmes fichiers avec listes des participants et allergies alimentaires. Ce que veut savoir le RGPD c'est le type de fichiers générés par l'établissement et non pas leur contenu précis si j'ai bien compris.

Chaque création ou modification d'une liste est un traitement de données.
Un élève arrive : traitement de données pour l'ajouter à la liste des demi-pensionnaires par exemple. Et pareil s'il part.
On a les modèles de fiches, il y en a même des dizaines, mais aucune instruction sur comment procéder.

henriette a écrit:Le fichier est commun mais après chaque établissement a sa vie : ici on aura un voyage avec donc fichier des élèves participants, allergies alimentaires, ailleurs ce sera autre chose, tu comprends ?

Mais pourquoi ce fichier serait-il sur internet ?

henriette a écrit:Alors j'ai vu le fameux registre : un gros fichier Excel avec plein de fichiers liés correspondant aux fiches.
Par contre je ne comprends pas les 3/4 des fiches, ni comment renseigner les traitements.

Par curiosité, qui se charge de mettre à jour le fichier? Le DPD?
Avez-vous un DPD dans l'établissement ou est-ce un DPD commun avec d'autres établissements?
Est-ce un enseignant? Déchargé? Payé en IMP?

Comment le fichier est-il accessible? En ligne? En local?
Est-il accessible aux enseignants? Aux élèves? Aux parents?

Isis39 a écrit:

henriette a écrit:Le fichier est commun mais après chaque établissement a sa vie : ici on aura un voyage avec donc fichier des élèves participants, allergies alimentaires, ailleurs ce sera autre chose, tu comprends ?

Mais pourquoi ce fichier serait-il sur internet ?

Le RGPD ne concerne pas que les fichiers numériques, mais bien tous les fichiers même au format papier, c'est ça qu'il faut avoir en tête.
Par exemple le carnet de notes d'un enseignant est concerné par le RGPD. Les fiches infirmerie aussi, qui dorénavant doivent être ramassées sous enveloppe cachetée.

VicomteDeValmont a écrit:

henriette a écrit:Alors j'ai vu le fameux registre : un gros fichier Excel avec plein de fichiers liés correspondant aux fiches.
Par contre je ne comprends pas les 3/4 des fiches, ni comment renseigner les traitements.

Par curiosité, qui se charge de mettre à jour le fichier? Le DPD?
Avez-vous un DPD dans l'établissement ou est-ce un DPD commun avec d'autres établissements?
Est-ce un enseignant? Déchargé? Payé en IMP?

Comment le fichier est-il accessible? En ligne? En local?
Est-il accessible aux enseignants? Aux élèves? Aux parents?

Dans mon académie, un DPD mutualisé, épaulé par des RIL déployés dans les réseaux d'établissements. Mais au niveau de l'EPLE, on est dans le flou total : personne ne sait concrètement qui fait quoi, où, comment. C'est complètement dingue : à l'heure actuelle, on ne sait même pas où mettre ce fameux registre qui doit officiellement être public.
Quant à être payé... depuis quand l'EN paye ?

Le carnet de notes papier ??
Tu peux développer Henriette ?

Il s'agit là aussi de données personnelles dès lors que tu associes nom prénom et notes obtenues.
Ces données sont à conserver un an seulement, ensuite elles doivent être détruites.

Le carnet de notes contient des données. Il faudrait dans l'absolu les déclarer, préciser pourquoi tu détiens ces données, pour combien de temps....de même pour les éventuelles fiches de début d'année.

J'ai lu tous les fils, je n'y comprend rien !

Suis-je le seul à être imperméable aux acronymes de l'EN ?

D'après les informations que j'ai, les déclarations ne concernent que les données sur Internet.

Non, cela concerne toutes les données. Il y a un parcours magistère très éclairant sur la question dans mon académie : regarde si ce n'est pas le cas chez toi.
On différencie données sensibles et données personnelles, par exemple.

On devrait donc détruire tous les documents papier qu'on crée en une année scolaire pour des élèves du moment que leur nom est dessus ?

Quelques éléments ici: https://www.nextinpact.com/news/106945-apres-sombre-etat-lieux-leducation-nationale-veut-rattraper-train-rgpd.htm

Il apparaît que oui. En fait, il y a une liste concernant les archives, sur laquelle figure ce qui doit être conservé, quand (parfois c'est toutes les x années), pour combien de temps. Les relevés de notes hors examen c'est un an.
Le RGPD oblige dès lors qu'on fait une liste - id est un traitement de données - de prévoir d'entrée la durée de vie de cette liste.