Le b a ba du courrier et des documents administratifs

Je ne sais pas si c'est enseigné à l'IUFM mais je constate que souvent les jeunes collègues sont un peu désarmés lorsqu'il s'agit d'écrire à l'administration. Je mutualise donc deux ou trois trucs pour ceux que cela peut intéresser.

Il y a des règles simples à respecter. Elles découlent de la hiérarchie de la maison.

Les rôles.
L'enseignant a été recruté par concours. Il a un grade (certifié/agrégé/PEGC...). Il a aussi un supérieur hiérarchique, le chef d'établissement. Son employeur est le rectorat. Au dessus, les hautes sphères auxquelles l'enseignant n'a pas accès.
Le chef d'établissement a un supérieur hiérarchique, l'IA qui lui même est sous l'autorité du Recteur.

Le fonctionnement.
Dans l'EN on ne saute pas d'échelon hiérarchique. Un courrier passe par le chef d'établissement, qui transmet à l'IA, qui transmet au recteur. Ca peut être un peu long et c'est ce qui peut justifier qu'en cas d'urgence il est toléré une copie directe avec la mention 'Vu l'urgence: copie directe" ou "Copie transmise directement vu l'urgence".

La signature.
Courrier: vous signez pour monter que le courrier est bien de vous.
Document: vous signez pour montrer que vous avez eu le document. La signature ne vaut donc pas acceptation; elle n'empeche pas la contestation. Pour dater la chose - il y a parfois un écart significatif entre la date du document et la date de communication voire des documents antidatés!" : faire précéder la signature de "lu et pris connaissance le ../../...."
Vous avez le droit d'annoter le document d'un "je conteste" ou "Contestation suit".

La mise en forme

En haut à gauche, alignées à gauche, les cordonnées de l'expéditeur (vous). Il n'est pas d'usage de placer avant le nom un titre de civilité (Monsieur, Madame) mais de mettre Nom Prénom, en dessous grade et matière, en dessous établissement d'exercice.

En haut à droite (à la hauteur où se terminent vos coordonnées), les coordonnées du destinataires sous couvert du chef d'établissement. Ex: à M. le Recteur de l'académie de Toulouse s/c M. le Proviseur du lycée (nom de l'établissement).
Note: les majuscules de respect s'imposent (Proviseur, Principale, etc.)

La règle habituelle dans les courriers administratifs est de ne pas mettre de de formule d’appel (M. le Principal, ), ni de formule de politesse.
Par contre on fait figurer l'objet. Un seul objet par courrier. sous l’objet le rappel des documents antérieurs auxquels vous vous reportez.

l'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée), le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation, la conclusion fait apparaître une proposition ou une demande.

Trois conseils:
- Évitez le ton affectif ou le ton péremptoire. Ne pas hésiter à utiliser le conditionnel ou la forme interrogative.
- Évitez tout jugement de valeur. Allez à l'essentiel en restant le plus factuel possible.
- Si le destinataire est le Recteur commencez par "J'ai l'honneur de..."

Lorsqu'il demande, le subordonné " expose à, sollicite de, propose de ,prie de bien vouloir…" Note: le supérieur qui impose "prie de vouloir bien..." C'est drôle, non?

Le subordonné formule la conclusion au conditionnel.

Si vous stressez à l'idée de ne pas mettre de formule d'appel, ni de formule de politesse, vous pouvez utiliser la forme de la correspondance privée (M. le Proviseur, bla, bla, veuillez agréer, bla, bla.". C'est toléré parce que vous n'êtes qu'un pauvre enseignant peu au fait de la correspondance administrative.

Dans ce cas, attention à la formule de politesse. Pas de cordialement. Ce n'est pas votre cœur qui parle.
Pour le recteur "Je vous prie d'agréer, M. le Recteur, l'expression de mon respectueux dévouement" va bien.
Pour le proviseur "Je vous prie de croire, M. le Proviseur, à l'expression de ma considération respectueuse" me semble suffisant.

Si vous êtes vraiment fâché un "Veuillez être assuré, M. le Recteur / Proviseur, de mon attachement indéfectible au service public de l'éducation nationale" sera compris pour ce qu'il est: pas question de faire les génuflexions réglementaires dans votre état de colère.

On termine par le lieu / la date / la signature

Comme aurait pu le dire Jacques Gandoin: une lettre administrative doit être comme une minijupe, suffisamment longue pour
couvrir le sujet, mais suffisamment courte pour retenir l'attention.

Lorsqu'il demande le subordonné " expose à, sollicite de, propose de ,prie de bien vouloir…" Note: le supérieur qui impose "prie de vouloir bien..." C'est drôle, non?

Oui, c'est une nuance de sens.
"Prier de bien vouloir" = invitation polie (donc d'un subalterne à son supérieur)
"Prier de vouloir bien" = il s'agit d'un ordre (donc du supérieur vers le subordonné).

fgers a écrit:
- Si le destinataire est le Recteur commencez par "J'ai l'honneur de..."

Mince, lorsque j'ai démissionné, j'ai oublié de dire que "j'avais l'honneur de présenter ma démission".

Merci en tout cas, car ça servira certainement à plusieurs personnes.

Je démissionne de mes fonctions de professeur de mathématiques à l'université d'Oxford, car c'est un travail trop ingrat que de pousser les jeunes gens à apprendre ce qui ne les attire pas.

Il s'agit de l'intégralité de la lettre de démission de Charles Dodgson (l'auteur d'Alice au pays des merveilles) ! 1881.

J'ai été un peu plus long : j'ai "balancé" au passage...
Et ma lettre a été envoyée pour info au directeur de l'IUFM, je crois.

Merci beaucoup ! Ta mise au point est très claire (et bien sûr que non on n'apprend pas cela à l'iufm !)

Merci pour tout!

question à mille euros: Madame le Recteur ou Madame la Rectrice? (je vais vérifier sur le site académique pour voir comment qu'ils disent ici)

Madame la Rectrice. Corrige moi si je me trompe.

sur le site académique et dans les communiqués de presse, ils écrivent toujours Madame machin, "recteur", "chancelier des universités"...

Effectivement, viens d'aller voir sur le site. Et bien elle est sacrément conservatrice madame le Recteur.

c'est pas bon pour moi...

Comment s'appelle votre rectrice ?

Cela me fait penser à un livre que je vous recommande :
Correspondance et rédaction administratives, 1966 de Jacques Gandouin

"
Jacques Gandouin fut administrateur civil, sous-préfet, préfet de la Nièvre de juillet 1970 à mai 1974 puis préfet de la Sarthe le 1^er juin 1974.
Il fut suspendu le 5 avril 1975 par le ministre de l’Intérieur de l’époque, Michel Poniatowski,
dans des circonstances qui sont restées célèbres : cherchant à
raisonner un preneur d'otages, Jacques Gandouin s'écria « Où que tu
ailles, tu te feras piquer, eh con ! ». Ces mots furent fatals à sa
carrière préfectorale, il fut suspendu pour « attitude non conforme à
celle que l'on attend d'un haut fonctionnaire ».
À la demande du président de la République François Mitterrand, il fut l'auteur des propositions conduisant en 1989
à la modernisation du protocole de la République (cérémonies publiques,
préséances, honneurs civils et militaires,usages et traditions).
L'ancien protocole datait de 1958 et avait été modifié à la demande du Général de Gaulle lors de la constitution de la Vème République.[...]Jacques Gandouin était un homme qui maniait très bien l'humour, le bon sens, la courtoisie.
Outre l'anecdote citée plus haut, on peut rappeler que Jacques
Gandouin s'était fait remarquer en faisant l'analogie entre les
discours et les minijupes :
« Un discours doit être comme une minijupe, suffisamment long pour
couvrir le sujet, mais suffisamment court pour retenir l'attention. » Wikipedia
Et intéressant, la correspondance administrative de Vivant Denon, celui qui est connu par son aile
http://www.napoleonica.org/denon/index.html

Merci pour cette référence qui s'annonce prometteuse. J'édite de ce pas le premier message en ajoutant la citation sur la minijupe, adaptée à la lettre administrative.

Précision : pour l'IPR, nous ne sommes pas tenus de passer par la voie hiérarchique