Organisation d'un voyage à Liverpool qui tourne au fiasco : help !

Delia a écrit:Lors du seul voyage que j'ai accompagné, un élève a contracté une maousse angine. Je l'ai accompagné à l'hôpital, ce qui m'a privée de la visite de Garnier. nous étions trois pour un groupe de 15.
Ce lycée qui ne veut pas plus de deux accompagnateurs est hors des clous : le ratio adultes/enfants est fixé par la loi. Le vote du CA n'est pas opposable aux lois.

Dans mon collège, il y a 2 accompagnateurs pour 29/30 élèves, même s'il n'y a que 29/30 élèves en sortie (lors d'un séjour de 5 jours en Angleterre, nous étions 2 pour 30 élèves bien que nous ayons insisté pour avoir un 3e accompagnateur en cas de problèmes !). A présent, on a même 3 accompagnateurs par bus (donc 1 pour 20 élèves) !
Nous avons cherché des textes de loi fixant le ratio adultes/enfants. Ils sont peu précis : https://www.education.gouv.fr/pid25535/bulletin_officiel.html?cid_bo=57074 "S'agissant des voyages scolaires, il appartient au chef d'établissement d'évaluer le nombre nécessaire d'accompagnateurs compte tenu de l'importance du groupe, de la durée du déplacement et des difficultés ou des risques que peut comporter le parcours des élèves." Donc il semble que les cde respectent la loi en appliquant 1 accompagnateur pour 15. Pour les sorties sportives les règles sont différentes.

Autant je comprends l'argument de l'élève potentiellement malade autant le "à 2 adultes on risque de se battre", ça me laisse sans voix
Et il n'y a pas de ratio en lycée (on en trouve seulement dans le primaire me semble-t-il) et de fait 1 adulte pour 12 élèves, ce n'est pas vraiment un taux d'encadrement faible.

J'ai mal compris, c'est la gestion qui doit se charger de demander les devis ?

Pas forcément, mais une fois qu'on a trouvé ce qui nous intéressait au niveau pédagogique, c'est à elle de s'assurer que tout roule (délais, légalité etc.).

Normalement oui, c'est à l'adjoint-gestionnaire d'établir un marché public à partir du cahier des charges précis que vous aurez établi. Maintenant, les habitudes anciennes, les nombreux changements de la réglementation, les seuils, la facilité... font que nombreux sont ceux qui suivent les devis présentés.

Il y a quelques années, lorsque j'étais gestionnaire, je tremblais à l'idée des voyages... problèmes sans fin, complexité, réglementation comptable, et même quand tout le monde est revenu hyper content de son séjour, il y a encore plein d'écritures, de justificatifs, etc. en comptabilité. Même des mois après. J'exagère, mais les voyages, c'est des sueurs froides en perspective, même s'il ne vous le montre pas. Ca peut paraître simple, ça peut l'être si tout est bien fait dans le bon ordre, si le gestionnaire a eu la bonne formation, mais ça peut être aussi un cauchemar. Vous avez la partie élèves, discipline, pédagogique..... il a tout le reste, qui peut mettre en cause la responsabilité du chef, ou de l'agent comptable si pas les bons actes, les bonnes procédures, les bons votes, etc.

Audrey a écrit:Remarque importante: toi et ton collègue ne pouvez récolter aucun chèque avant d’avoir reçu une délégation de mandat par le gestionnaire de l’établissement!
À te lire, il me semble évident que votre gestionnaire ne vous a pas encadrés correctement: c’est à lui de négocier les tarifs, devis, discuter les clauses du contrat, transmettre les effectifs et évolutions d’effectif, et surtout, à lui d’organiser un calendrier de paiement du voyage pour les familles.

Et là, je e rends compte que j'ai tout assumé seule pendant 4 ans, à me faire aussi pas mal de cheveux blancs lorsqu’il y avait un couac car jamais l'intendante ne m'a conseillée ou aidée! Le dernier voyage avait été la goutte d'eau niveau papiers avec les parents, j'ai jeté l'éponge depuis 2 ans, je ne m'en porte que mieux!

Merci pour ta réponse Colombane. Je ne savais pas que c'était si stressant pour vous. Sans vouloir salir le gestionnaire de ce lycée, il n'était pas à la hauteur.
J'aurais pu écrire ton message. Quatre voyages, le dernier fut de trop.

Bonjour
Suite de mon aventure! Le gestionnaire est furieux après moi car j'ai écrit un mail mettant en copie le Proviseur et le PA. Ce dernier en a profité pour, je cite, "lui foutre le feu".
Le Proviseur m'a remercié en m'invitant à régler ça au plus vite.
Je me suis remis en prospection et j'en ai profité pour améliorer notre voyage (c'est le point positif).
J'ai montré le nouveau projet à deux parents d'élèves après un de mes conseils de classe ce soir, et cette fois ils ont trouvé cela bien. Ouf. Comme quoi, il ne manquait pas grand chose.
La validation des parents prescripteurs étaient ici importantes car ils feront suivre aux autres parents, nous permettant de boucler tout cela.
Bref, cela va mieux, même si je soufflerai vraiment lorsque j'aurai les chèques de réservation qu'il me manque !

Ben en même temps, tu as eu raison de mettre le mail en copie aux chefs.

Il est furieux après toi parce qu'il est furieux après lui-même...
L'essentiel, c'est que ça reparte du bon pied. Tu redeviens enthousiaste, ça va convaincre !

Bonne nouvelle, Pofekko, le vent tourne

Où en êtes-vous ?

Bonjour
24 élèves inscrits sur 24 nécessaires!
J'ai dû remanier l'edt et cela crée un surplus de 8 euros par élèves. Le lycée ne veut pas en entendre parler...j'imagine que les parents vont grogner aussi.
Nous avons 24 chèques de réservation mais mon collègue en a perdu un...
Nous devons donc demander aux parents de le refaire (j'ai demandé au collègue de bien vouloir dédommager les parents des frais d'opposition du chèque).
Nous avons donc 23 chèques de reservation, 1 de perdu (il ne m'aura rien épargné ????) et 240€ à trouver pour compenser le surplus.
Le collègue doit aussi se lancer dans la demande de subventions (mais je ne suis pas très optimiste).
En résumé, ce n'est pas brillant, mais ce n'est plus le fiasco du début!
Merci d'avoir demandé des nouvelles !

Pofekko a écrit:Bonjour
24 élèves inscrits sur 24 nécessaires!
J'ai dû remanier l'edt et cela crée un surplus de 8 euros par élèves. Le lycée ne veut pas en entendre parler...j'imagine que les parents vont grogner aussi.
Nous avons 24 chèques de réservation mais mon collègue en a perdu un...
Nous devons donc demander aux parents de le refaire (j'ai demandé au collègue de bien vouloir dédommager les parents des frais d'opposition du chèque).
Nous avons donc 23 chèques de reservation, 1 de perdu (il ne m'aura rien épargné ????) et 240€ à trouver pour compenser le surplus.
Le collègue doit aussi se lancer dans la demande de subventions (mais je ne suis pas très optimiste).
En résumé, ce n'est pas brillant, mais ce n'est plus le fiasco du début!
Merci d'avoir demandé des nouvelles !

C'est chaud quand même. Il n'y a pas une assurance pour ça ? Bien sûr il est responsable, mais vu que ça s'est passé dans le cadre professionnel ?

Pas d'assurance à ma connaissance...

Pofekko a écrit:Bonjour
24 élèves inscrits sur 24 nécessaires!
J'ai dû remanier l'edt et cela crée un surplus de 8 euros par élèves. Le lycée ne veut pas en entendre parler...j'imagine que les parents vont grogner aussi.
Nous avons 24 chèques de réservation mais mon collègue en a perdu un...
Nous devons donc demander aux parents de le refaire (j'ai demandé au collègue de bien vouloir dédommager les parents des frais d'opposition du chèque).
Nous avons donc 23 chèques de reservation, 1 de perdu (il ne m'aura rien épargné ????) et 240€ à trouver pour compenser le surplus.
Le collègue doit aussi se lancer dans la demande de subventions (mais je ne suis pas très optimiste).
En résumé, ce n'est pas brillant, mais ce n'est plus le fiasco du début!
Merci d'avoir demandé des nouvelles !

organisez une vente de gâteaux à la récré, ca marche bien, mes collègues de langues réussissent à obtenir qq centaines d'euros.

Merci pour ce conseil

Là aussi, il y a des précautions et réglementations à observer. Notre chef vient d'interdire l'introduction de gâteaux faits maison, qui ont trainé dans les sacs et à la chaleur avant d'être vendus, avec des ingrédients inconnus. (s'il y avait allergie ou intoxication, c'est elle la responsable). Elle n'a autorisé que les crêpes faites avec le cuisinier avec les ingrédients du lycée, dont on connait la composition.
Et encore, on ne doit pas vendre aux élèves des bonbons, confiseries, viennoiseries... (réglementation nutrition santé - distributeurs interdits, mais du fait maison !)

Maintenant, des chefs et des gestionnaires peuvent laisser faire n'importe quoi, par ignorance, lâcheté, laxisme, aveuglement....) Tant qu'il n'y a pas d'accident !

Et si le tarif change, il ne faut pas le revoter en conseil d'administration pour pouvoir encaisser l'argent, passer commande, payer le voyagiste ?

D'autres idées ?

Effectivement, il faudra repasser en CA j'imagine. Rien n'est simple apparemment...

Et puis c'est vrai que pour un début dans l'organisation de voyages, tu n'as le partenaire idéal.Bon, tu seras rodé après tout ça. Et une petite brocante, vente de livres-jouets? Les gens paient l'emplacement, tu fais une petite buvette.

Chez nous les ventes de gâteaux ont lieu non dans l'etablissement mais sur le parvis du collège.
Les élèves déposent leurs gâteaux dans une pièce du secteur administration, juste à côté de l'accueil, et ce dès leur arrivée le matin : un enseignant partipant au voyage supervise cela. Les gâteaux ne traînent donc pas ni dans les sacs, ni dans les casiers.

Tu peux faire une petite tombola : clé en main avec des organismes comme Initiatives, ça ne te prend pas trop de temps et ça rapporte facilement de l'argent.

Pour le chèque, pas d'assurance quelconque vu que les enseignants ne sont pas censés récupérer eux-mêmes les chèques et les garder avec eux (je ne te jette pas la pierre, je fais de même ; mais le gestionnaire me l'a reproché - ceci dit, quand je lui fais le tableau de la file d'élèves se présentant à son bureau pour lui donner un chèque, trois fois dans l'année, il a changé d'avis). Le mieux est de faire amende honorable auprès des parents pour qu'ils vous refassent le chèque ...

Pour la vente de gâteaux : ça marche bien les soirs de rencontres parents-profs. C'est vendu en dehors des horaires scolaires, aux parents et non aux élèves (ou aux élèves sous la responsabilité de leurs parents). Il est peut-être un peu tard, les rencontres parents sont déjà passées dans beaucoup d'établissements.
Vente de chocolats pour Noël (trop tard) et Pâques. Vous pouvez regarder du côté de Thil ou de Stoffel (ce sont les deux que je connais, il en existe sans doute d'autres). C'est quand même une grosse organisation (faire passer les bons de commande dans toutes les classes, les récupérer, vérifier l'adéquation entre chaque bon et chaque chèque, réceptionner les colis, faire correspondre ceux-ci avec les bons de commande, distribuer le jour-même pour que les chocolats ne prennent pas la chaleur) et ça ne peut pas se faire seul, mais c'est pas mal. Même chose avec les bulbes (de fleurs) voire le fromage (chez nous, vente de Comté et Morbier venus directement de la fruitière). Tout ça doit passer évidemment par le FSE, ça ne s'improvise pas...

Certaines associations (Lion's Club, associations d'anciens de tel ou tel pays) peuvent donner une petite aide ou subvention pour un voyage correspondant à leur domaine d'action / d'intérêt. Les conseils départementaux et régionaux aussi.

Oui, lors des réunions parents profs, on récolte en général 300€ chez nous (collège de 780 élèves). La vente de café et thé est un plus

Merci beaucoup pour tous vos conseils. Je vais sérieusement me pencher là dessus!

Pofekko, pour le chèque perdu, ton collègue peut faire une lettre de désistement (on trouve facilement des modèles sur internet).
Si les parents avaient mis l'ordre sur le chèque, ils n'auront pas besoin de faire opposition.
Il faut simplement leur donner la lettre et leur demander d'en refaire un nouveau...